Finances IRIHS

Agathe Richard est en charge de la gestion du CQD du laboratoire CRFDP (novembre 2023). Jenny Vu Dinh est en charge des projet IRIHS.

Corinne Morue est en charge du service de gestion financière des laboratoires à l’IRIHS.

Il faut écrire à l’adresse fonctionnelle irihs-crfdp@univ-rouen.fr qui permet d’adresser les messages à la fois à Agathe et à Corinne.

Le directeur, le directeur adjoint et les responsables d’équipe ont accès à un tableau de suivi des dépenses au travers de ShareDocs (service Humanum) à l’adresse https://sharedocs.huma-num.fr/

Il faut posséder un compte Humanum et avoir été déclaré au préalable dans le service ShareDocs.

Suite à leur remontée par le responsable d’équipe puis à leur acceptation par le conseil de laboratoire, les demandes financières sont saisies par le directeur et le directeur adjoint dans les lignes dédiées (vertes) du tableau de suivi sur Sharedocs.

La saisie se fait par équipe ou bien pour le laboratoire s’il s’agit d’une dépense générale.

Suite à la décision du conseil de laboratoire, le collègue qui a fait la demande de dépense peut contacter l’IRIHS (irihs-crfdp@listes.univ-rouen.fr) pour transmettre le devis ou des précisions nécessaires à l’établissement du bon de commande (e.g. fiche fournisseur, adresse de livraison…).

L’IRIHS édite le bon de commande et l’envoi au fournisseur en mettant en copie les personnes concernées par la dépense. Lorsque la commande arrive il faut en informer la direction du laboratoire pour la certification du service fait et l’IRIHS pour la facturation.

Dans le cas d’une mission, les devis donnés au conseil de laboratoire doivent être demandés au préalable au niveau de l’IRIHS car il existe des disparités entre les tarifs individuels et ceux des marchés publics.

Pour les équipements et le petit matériel informatique il est nécessaire de passer au préalable par le service informatique de l’UFR avec l’adresse contact-shs@univ-rouen.fr (Fabrice Sebbe) pour faire réaliser les devis.

Pour l’audio-visuel il existe un marché public chez MTCA.

Procédure de prise en charge d’une dépense en ligne : Attention les agents de l’URN ne doivent en aucun cas payer sur leurs propres deniers des dépenses pour le compte de l’URN (inscription à une manifestation, formation, ou autres achats), l’agent comptable ne pourra réglementairement pas rembourser l’agent. Merci de consulter cette procédure ainsi que le message de l’agence comptable ci-dessous :

Message de l’agent comptable de l’Université à l’attention du personnel : ci-dessous le message de septembre 2020

Bonjour
Je me permets de vous rappeler que les agents de l’université ne doivent en aucun cas payer sur leurs propres deniers des dépenses pour le compte de l’université (inscription à un colloque, à une formation, ou autres achats…) ; Cette pratique est proscrite par la réglementation.
Je ne peux réglementairement pas rembourser l’agent qui aurait opéré ces dépenses quand bien même celui-ci apporterait tous les justificatifs nécessaires.
La seule et unique exception à cette règle concerne les frais de réception et de représentation engagés par l’organisateur d’une manifestation sur présentation des justificatifs adéquats.
Je vous remercie de bien vous conformer à cet aspect réglementaire.